סודות כתיבת מכתבים רשמיים שלא ידעתם עליהם
המדריך המושלם למכתבים רשמיים: איך לכתוב כך שלא תשעמם אף אחד?
אתם יכולים לחשוב שעידן האימיילים והשיחות בוואטסאפ לקח את המכתבים הרשמים לפח, אבל תחשבו שוב! מכתבים רשמיים הם עדיין כלי חשוב, ובחלק מהמקרים – הכרחי. אז איך כותבים מכתב רשמי שיתפוס תשומת לב ויעבור את הבדיקות של עיני הקורא?
מהו מכתב רשמי בכלל, ואילו סוגים קיימים?
לפני שנתחיל, בואו נבהיר מה זה מכתב רשמי. במילים פשוטות, מדובר במסמך כתוב שמיועד להעביר מסר חשוב, לרוב בצורה מקצועית ומרשימה. אז את מי אפשר למצוא בין המכתבים הללו?
- מכתבי פנייה: פנייה לגורמים מוסדיים כמו עיריות או חברות.
- מכתבי תלונה: כאשר משהו לא הולך כמו שצריך – חשוב לדעת לנסח את זה בצורה נכונה.
- מכתבי עבודה: תיקי קורות חיים, מכתבי הכנסה או פנייה למעסיקים.
- מכתבי תודה: לא כל כך רשמי, אבל בהחלט מקצועי לחשוב על זה.
איך מתחילים? הדבר הראשון שכדאי לדעת!
אז ראשית, תחשבו על מי הקורא. מה העדפות שלו? מהו הסגנון הנעים לו? תרגישו את הרוח ותשאלו את עצמכם – איך הייתי רוצה שיפנו אליי?
שאלה למחשבה:
מה ההבדל בין מכתב לעסק לבין מכתב חברתי לאדם פרטי?
תשובה: מכתב לעסק דורש סגנון יותר פורמלי, בעוד שמכתב לחבר עשוי להיות כתוב בשפה יותר קלילה ובלתי פורמלית.
הניסוח חשוב: איך לא להתבלבל?
אלה הפסקאות שיכולות להפוך את המכתב שלכם לפנינה של ממש:
- נוסח ברור ומסודר: אל תשתעשעו בלקסיקון עיוני. תשתמשו בשפה ברורה. הכוונה היא формежים ולא להכביד.
- מטרה ברורה: הכניסו למכתב את המידע החשוב בראש, ואח"כ הרחיבו את הנושא.
- שפה מנומסת: לכתיבה רשמית צריך להוסיף טאץ' של אכפתיות, אך זה לא אומר שאתם צריכים להגזים.
כמה טיפים שיהפכו את המכתב שלכם לבלתי ניתן להשגה:
כשהצורך בבחירת המילים מתעורר, זכור את הטיפים הבאים:
- השתמשו בפסקאות קצרות – זה מסייע בשמירה על ריכוז הקורא.
- פרגנו עם הדגשות היכן שרלוונטי.
- אל תשכחו לבדוק איות ודקדוק – אף אחד לא רוצה לקבל מכתב מלא שגיאות.
שאלה מוזרה?
האם מכתב רשמי יכול להיות מצחיק?
תשובה: באופן כללי, הומור לא מצא את מקומו במכתבים רשמיים, אבל גישה קלילה יכולה לפעמים להצליח – אם זה מתאים!
איך לסיים את המכתב?
סיום הוא דבר שיכול לקבוע אם הקורא יפעל בעקבות המכתב שלנו או לא. להלן מספר דרכים להמנע מסיום רגיל:
- אם יש פעולה נדרשת: הבהירו מה אתם מצפים מהם – "אשמח לכתוב לכם עוד פרטים תוך מספר ימים."
- סיום מותאם אישית: עדיף לסיים בנימה אישית, לכן השתדלו לסיים בברכת "בברכה” או "בכבוד רב".
המצאות בעולם המכתבים הרשמים?
אין עוד ספק שהעידן הטכנולוגי שינה את הדרך בה אנחנו מתקשרים. מצד אחד, יש פחות צורך במכתבים, ומצד שני – כל טעות מועצמת. אז מה המסע בישראל? ומה קורה ברמה העולמית?
- ישנם אזורים לעתים קרובות בהם הכתיבה הרשמיים נהייתה בחירה פופולרית.
- חברות ברחבי העולם מתמקדות בכתיבה רכה יותר, מתוך הבנה שסגנון עדכני מדגיש חיבור אנושי.
שאלות נוספות שאפשר לשאול:
מה קרה כשביקשו ממני לכתוב מכתב המיועד לגורם שלטוני?
תשובה: חשוב להבין כי מכתבים כאלה דורשים דיסקרטיות ומקצועיות ללא עוררין.
שורה תחתונה – מה לקחת איתי?
מכתבים רשמיים הם לא רק ניסוי של רטוריקה – הם כלי משמעותי שיכול לשדר את המסר שלכם במדויק. עם כל שלב שניתן ללמוד, ככל שתהיו יותר ממולחים, כך תצליחו להטביע חותם יותר ברור על העולם שנמצא מסביבכם. לכן, בפעם הבאה כשאתם יושבים לכתוב, זיכרו: חשוב לא רק מה שאתם כותבים, אלא גם איך אתם כותבים את זה!