כל הטיפים לארגון הכנס המושלם

כל מי שניסה את כוחו אפילו פעם אחת במלאכה המאתגרת של ארגון כנסים מקצועיים, יודע עד כמה שמדובר באוסף של אלמנטים שחייבים להשתלב יחד זה בזה כמו פאזל מושלם. הטיפים הבאים יעזרו לכם לארגון הכנס המוצלח, לרווחת כולם. 

בחירת לוקיישן 

כל כנס מוצלח נמדד בראש ובראשונה בלוקיישן. המקום שבו יתקיים האירוע צריך להיות מצד אחד מרווח ומצד שני, נוח להתמצאות. מקומות חניה, חלוקה לאזורי משנה פונקציונליים, סדרנים – כל אלה משלימים את הלוקיישן המושלם. 

קבלת פנים – וואו  

כאשר קבלת הפנים של הכנס תתוכנן בצורה מושקעת, כל הכנס מתחיל ברגל ימין. דוכני כיבוד, שלטים מאירי עיניים, דיילות או דיילים חביבים וחייכניים, מוזיקה נעימה ברגע – כל אלה יקבלו את המשתתפים ויכניסו אותם לאווירה. 

לוח זמנים מדוקדק 

ארגון כנסים בצורה טובה מתבסס במידה רבה על קביעת לוח זמנים מדוקדק. לכל פעילות או לכל שלב בכנס צריך להקצות את פרק הזמן המתאים מבלי שיווצרו "רגעים מתים" ותוך זרימה מתמדת וחלקה בין שלב לשלב. 

מרצים מרתקים, נושאים רלוונטיים 

ארגון כנסים ברמה גבוהה נשען לא רק על צורה אלא גם על תוכן. לכן, יש לדאוג למרצים מרתקים ולנושאים רלוונטיים שיעניינו את המשתתפים. אם מדובר בכנס שבו דוכנים שונים מהווים את גולת הכותרת, יש לדאוג לתמהיל טוב של דוכנים (שלא יהיה יותר מדי "עוד מאותו דבר").

מקוריות – לא שכפול 

מרבית המשתתפים בכנסים ביקרו, סביר להניח, בלא מעט כנסים בחייהם. על כן, כדי לארגן כנס מושלם צריך למצוא ערך מוסף מקורי. לא כל מרכיב ומרכיב בכנס צריך להמציא את הגלגל מחדש, אבל מספיק שאלמנט אחד יהיה מקורי מאוד ולא שכפול, והתוצאה תהיה טובה בהרבה מהמצופה. 

קראו על הפקת כנסים דיגיטליים >>>