חמישה כללים להפקת אירוע מושלם

אם גם אתם עומדים בפני אירוע משפחתי או חברתי אחר, הגעתם למקום הנכון. בשורות הקרובות נראה מהם הכללים החשובים ביותר להפקת אירוע שכולם ידברו עליו בלי הפסקה. הפקת אירוע אינה עניין פשוט וכוללת אלמנטים רבים וקבלת מאות החלטות קטנות וגדולות. הישארו עימנו כדי לדעת איך ניתן לארגן אירוע גדול במאמץ קטן.

הפקה מקצועית, התאמה לקהל

הכלל הראשון שלנו הוא החשוב מכולם, הברור מכולם, אך זה שרבים נוטים לוותר עליו בגלל עניינים כספיים. אנו מדברים, כמובן, על העומדים מאחורי הפקת האירוע. אלא אם מדובר ביום הולדת לביתכם בת ה-5 בהשתתפות 15 ילדים מכיתתה, אל תנסו לארגן את האירוע בכוחות עצמכם. חברת הפקת אירועים היא הבסיס לכל אירוע שמכבד את עצמו. להם הניסיון, הידע והקשרים כדי לדעת על מה לשים דגש, מה לא לפספס, איך להבטיח את זרימת האירוע מתחילתו ועד סופו, כיצד להתנהל מול לוחות זמנים, ספקים, נותני שירות וכו'. בקיצור, הפקת אירוע היא מקצוע לכל דבר. אל תהפכו את עצמכם למומחים בתחום בין רגע ואל תתפשרו בעניין.

ממשיכים עם נושא ההתאמה לקהל האורחים. לרבים מאיתנו נטייה מובהקת לראות את החיים דרך העיניים שלנו. ובכן, כשמדובר בהפקת אירועים, נטייה זו עלולה לשבש את הצלחת הערב. אז כשתצטרכו לקבל החלטות לגבי הקייטרינג, המוזיקה, העיצוב, לוח הזמנים, התוספות וכדומה, אל תתעלמו מטעמכם האישי, אך נסו לפגוע גם בטעמם של כמה שיותר אורחים. זכרו – זה גם האירוע שלהם בסופו של דבר.

לו"ז, גמישות ותקציב

כלל מספר שלוש עוסק בלוחות הזמנים, נקודה חלשה שלנו כישראלים. אירועים רבים מופקים בצורה מושלמת, אך בשל איחורים משמעותיים, רמת האירוע נפגעת אנושות. אז נכון, אין צורך ב"משטר צבאי" ללא חריגות זמן של דקה, אך תסכימו איתנו שלהגיש סטייק לקראת חצות רק כי הדודה מעפולה נתקעה בפקקים, זה לגמרי לא לעניין. צרו לוח זמנים מוגדר עם מקום לחריגות סבירות, ועמדו בו.

ממשיכים עם הכלל הרביעי והוא הפרגמטיות. נכון, אירועים טובים הם כאלו שמאורגנים מ-א' עד ת' כולל ירידה לפרטים הקטנים ביותר. מצד שני, חשוב להיות עם אצבע על הדופק תוך כדי האירוע ו"לקרוא" את הקהל בזמן אמת. לדוגמא – אם החלטתם על 45 דקות ריקודים בין מנה ראשונה לעיקרית, אך אחרי 20 דקות רחבת הריקודים כבר ריקה, כדאי להתגמש ולקצר את העניין.

ונסיים בעניין התקציב, כי אירוע, טוב ככל שיהיה, עליו תאלצו לשלם שנתיים אחרי סיומו, ישאיר לכם הרבה טעם רע בפה. אז צרו מסגרת תקציבית ברורה והגיונית, הדגישו את האלמנטים החשובים בעיניכם, ציינו את אלו שפחות קריטיים עבורכם, והיכנסו להרפתקה הזו מחושבים וברורים. אירוע טוב הוא גם כזה שלא פוגע במצבכם הכלכלי ואסור לשכוח זאת.

באדיבות מנטבר הפקת אירועים

בהצלחה!