מכתב סיום העסקה: איך לכתוב אותו נכון?
מכתב סיום העסקה: איך לעשות זאת נכון בלי Drama
להגיד למישהו שהוא לא מועסק יותר זו תמיד משימה לא פשוטה. בין אם מדובר בעובד שפשוט לא עמד בציפיות, ובין אם מדובר בסיטואציה פחות נעימה כמו פיטורים, הכתב הרשמי שצמוד לתהליך הוא קריטי. אם אתם שואלים את עצמכם איך לכתוב מכתב כזה בלי לעבור את כל התהפוכות הרגשיות, אתם במקום הנכון. במאמר הזה נביא לכם טיפים מועילים לכתיבת מכתב סיום העסקה.
1. למה חשוב לכותב את המכתב?
האם זה באמת הכרחי? מה, אי אפשר פשוט להגיד את זה בפנים? ובכן, יש כמה סיבות טובות לכך:
- תיעוד רשמי: מכתב הוא תיעוד רשמי למהלך שהתרחש, כך שאי אפשר יהיה להיכנס למחלוקות בהמשך.
- הבעת כבוד: יש משהו מכובד בלהודיע לעובד בסגנון מקצועי. זה לא רק עניין של נימוס.
- סיום בהסכמה: מכתבים יכולים גם לסייע לבלום התנגדויות וביקורות לאחר ההודעה.
מה לשים לב כשכותבים את המכתב?
יש כמה נקודות שצריך לזכור:
- קצר ולעניין – אל תכביר במילים.
- שפה מקצועית אך לא קרה – זה לא צריך לקרוא כמו הודעת טקסט של רובוט.
- התייחסות למה שהיה – אם יש פרויקטים שהיו טובים, שתפו בהם.
2. מה לעזאזל לכתוב?
עכשיו נדבר על התוכן. מה בעצם כדאי לכלול במכתב?
- תאריך: כדי שהכל יהיה מסודר.
- הכותרת: "ודעת סיום העסקה" היא מצוינת,לא?
- הרקע: ציינו מה הסיבה לסיום העסקה – זה יכול להיות "חוסר שביעות רצון" או "מיזוג".
- הכרת תודה: אם ייתכן, זה יכול לשפר את הטון.
דוגמה למכתב:
שלום [שם העובד],
ברצוננו להודיע לך כי לאחר שיקול דעת מעמיק, החלטנו לסיים את העסקתך בחברת [שם החברה] החל מ-[תאריך סיום].
אנו מעריכים את התרומה שלך במהלך התקופה שעבדת אצלנו, אך לצערנו לא הצלחנו לעמוד בציפיות המוסרות.
תודה לך על מאמציך, אנו מאחל לך הצלחה בהמשך הדרך.
בברכה,
[שמך]
3. מה לעשות לפני שישלח את המכתב?
לפני שתלחצו על "שולח", יש כמה דברים שאתם חייבים לבדוק:
- לקרוא שוב: אל תתפתו לשלוח את זה ישר. תנו למכתב 'לשבת' קצת.
- ביקור בעורך דין: אם מדובר בפיטורים, שווה לבדוק שיש לכם גב משפטי.
- לחשוב על הבחירה שלכם: האם הדרך הזו היא הטובה ביותר לסיים את העסקה?
שאלות נפוצות:
- מה אם העובד מתנגד?
- האם חובה לשלוח מכתב?
- מה אני עושה במקרה שהעובד רוצה לשוחח זה על זה?
- כיצד לשמור על קשר עם עובדים לשעבר?
אם הוא מתנגד, תשמרו על קור רוח ותהיו מוכנים לענות על השאלות שלו בצורה מקצועית.
לא חוקית, אך בהחלט מומלץ.
תנחה אותו לסיים את השיחה בנימוס.
שמרו על דלת פתוחה, ופשוט הראו שאתם מעריכים את התרומה שלהם.
4. האם זה נגמר? ממש לא!
סיום העסקה הוא חלק מהחיים העסקיים, ולא רק נסיבות רעות. כמו אקט שמסיים פרק אחד ומתחיל פרק חדש. עליכם להיות מוכנים להמשיך הלאה. זה מה שצפוי גם לעובד וגם למעסיקים. זה יכול להיות קשה, אך זה גם הזמן להסתכל על העתיד.
וכשהכל נגמר, לא תשכחו לקחת נשימה עמוקה ולחשוב: האם הייתם רוצים להיות במקום של העובד?
5. איזה סיכום ניתן לעשות?
לסיום, זכרו שמכתב סיום העסקה הוא לא רק הודעה, אלא כלי לשמירה על כבוד הדדי בין מעסיקים לעובדים. צרו קשר פתוח, כתבו בצורה שברורה ומכבדת, והיו מוכנים לכל התמודדות שתצוץ.
אז בפעם הבאה כשאתם צריכים לכתוב מכתב כזה, פשוט זכרו: זה יכול להיות גם מקצועי – וגם אנושי.